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Warum Prozessberatung bei der Digitalisierung im Mittelstand so wichtig ist

Mit der zunehmenden Erkenntnis, dass Mitarbeiter und ihr Wissen die wichtigste Ressource eines Unternehmens darstellen, wächst auch der Anspruch an die effiziente und strategische Gestaltung der HR-Abläufe. Die „digitale Revolution“ birgt dabei ein enormes Potenzial, das mit einem Wandel der Instrumente und auch der Aufgabenfelder einhergeht.

Gerade in den HR-Abteilungen des Mittelstandes wird die Digitalisierung von Geschäftsprozessen allerdings nicht mit höchster Priorität vorangetrieben. Was die Gründe für diese Zurückhaltung sind, welche Vorteile sich für Unternehmen eröffnen wenn der Schritt in die Digitalisierung doch gewagt wird, und wie eine „perfekte“ HR-Abteilung aussehen könnten – hierüber haben wir mit Steffen Rost, Geschäftsführer und HR-Spezialist bei rocon GmbH, gesprochen.

DIGITALeins:
Welche Gründe gibt es, dass wir zwar viel von Digitalisierung reden, aber die Umsetzung solcher Projekte in den Betrieben schleppend voran gehen?

Steffen Rost:
Das Wort Digitalisierung wird, wenn solche Themen politisch ambitioniert sind sehr oft und sehr gern benutzt. Ich bin eigentlich kein Freund von solchen allgemein gehaltenen Schlagwortthemen. Noch dazu, wenn flankierende Maßnahmen, die dazu notwendig sind unter den Tisch fallen. Digitalisierung wird ohne konsequenten Breitbandausbau und fehlende Konzepte zur Erwachsenausbildung nicht in der Fläche umsetzbar sein.

DIGITALeins:
Inwieweit hat die Digitale Transformation Auswirkungen auf das Personalwesen in Unternehmen? Ist die HR-Abteilung überhaupt in die allgemeinen Digitalisierungsstrategien von Unternehmen eingebunden?

Steffen Rost:
Natürlich hat die Digitalisierung auch Auswirkungen auf das Personalwesen. Immer stärker halten auch hier Web-Applikationen Einzug, wo Mitarbeiter Auskünfte generieren oder Genehmigungsprozesse abgebildet werden können. Ein weiteres wichtiges Thema ist die Archivierung von Daten. Dabei ist das Digitalisieren der Daten nicht das Entscheidende, sondern das schnellere Finden von Daten und Dokumenten. Studien zeigen immer noch auf, dass 30% der Arbeitszeit mit Suchen verbracht werden.

DIGITALeins:
Kann eine umfassende Software-Lösung für den HR-Bereich dabei helfen, diesen Herausforderungen gerecht zu werden? Worauf sollte hier geachtet werden?

Steffen Rost:
Meiner Meinung nach geht es ohne Software gar nicht diese Herausforderungen zu bewältigen. Gerade bei den umfassenden HR-Lösungen sollte man aber darauf achten, die einzelnen Softwarebausteine schrittweise aufeinander abgestimmt einzuführen(Salamitaktik). Weiterhin sollte auch hier die 80-20 Regel beachtet werden, das heißt alle Standardprozesse abzubilden und nicht versuchen jede Ausnahme umzusetzen. Das macht Prozesse nur megakomplex und damit kaum nicht praxistauglich.

DIGITALeins:
Welche ganz konkreten Chancen bietet die fortschreitende Digitalisierung für den HR-Bereich? Besonders im Hinblick auf das wichtige Thema Recruiting, aber auch für die Themen Mitarbeitermanagement und Mitarbeiterbindung?

Steffen Rost:
Hier sehe ich sehr gute Möglichkeiten gerade in Verbindung mit dem Thema Fachkräftemangel, sich als moderner Arbeitgeber darzustellen. Offene und transparente Kommunikationswege, die HR-Abteilung als Dienstleister der Mitarbeiter und Weiterbildung als wesentliche Grundlage der betrieblichen Wertschöpfung dargestellt.

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DIGITALeins:
Bei allen genannten Vorteilen – wie hoch ist in der Regel die Akzeptanz der neuen IT-Technologien? Sind HRler hier aufgeschlossener oder misstrauischer als ihre Kollegen aus dem restlichen Unternehmen?

Steffen Rost:
Auch hier glaube ich kann man keine ganz eindeutige Aussage treffen. Allen ist klar, dass dieser Prozess nicht aufzuhalten ist. Es gibt aber sicher generationsbedingte und technische Vorbehalte. Oft wird auch vom Datenschutz und Betriebsrat versucht solche Projekte zu blockieren. Und dies gilt für alle Unternehmensbereiche gleich. Da bildet der HR-Bereich keine Ausnahme.

DIGITALeins:
HR-Abteilungen verwalten viele sehr sensible Daten wie Personalakten oder Gehaltsabrechnungen. Gleichzeitig werden immer mehr Prozesse in die Cloud verlegt. Wie antworten Sie auf Bedenken in Punkte Datenschutz und Datensicherheit?

Steffen Rost:
Wenn man ganz ehrlich ist und dies alles mal objektiv betrachtet sind die meisten Rechenzentren(Cloud) wesentlich besser geschützt als die Netzwerke der meisten mittelständischen Unternehmen. Für mich wesentlich wichtiger ist die Anbindung ans Rechenzentrum. Ich begebe mich in die Abhängigkeit einer Daten-/Internetverbindung. Und muss ich Ausfallszenarien prüfen und absichern.
Software4Business
Ihrer Einschätzung nach – gewinnt die Digitalisierung weiter an Bedeutung bei der Optimierung von Prozessen im Personalwesen?

Steffen Rost:
Natürlich. Gerade wenn ich anfange Prozesse zu digitalisieren, gibt eigentlich keinen besseren Zeitpunkt, auch die bestehenden Prozesse in Frage zu stellen. Ich glaube nicht, dass es möglich ist analoge Prozesse 1:1 in digitale Prozesse umzusetzen. Wenn man das versuchen würde, gehen viele Vorteile und Effizienzsteigerungen aus der digitalen Bearbeitung verloren.

DIGITALeins:
Wie sieht Ihrer Meinung nach eine digital durchoptimierte HR-Abteilung aus? Was wäre aktuell das Maß aller Dinge?

Steffen Rost:
Das hört sich nach „Wünsch dir was“ an. Dann wünsche ich mir als erstes ein digitale Personal-, Unternehmens- und Bewerberakte, wo ich alle Dokumente auf Knopfdruck finde. Als nächstes werden alle HR-Prozesse nur noch digital abgebildet. Vom Recruiting/Onboarding der Mitarbeiter, über die Personalentwicklung (Weiterbildung, Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen) bis hin zum Offboarding. Nicht zu vergessen Antragswesen und Genehmigungen natürlich über ein Mitarbeiterportal. Und zu guter Letzt werden dem Mitarbeiter alle für ihn relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt.

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