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Geschäftsleute in Besprechung am Tisch

Vorhandene Ressourcen optimal nutzen – Kapazitätsengpässen vorbeugen

Dienstleister leben von Projekten. Die Aufträge kommen in der Regel jedoch nicht gleichmäßig über das Jahr verteilt, sondern stoßweise. Die fristgerechte Umsetzung der Vorhaben fordert daher einen maximalen Ressourceneinsatz. Doch wer ist gerade in welchen Projekten gebunden? Wo gibt es noch freie Kapazitäten? Und welche externen Unterstützer sind gerade verfügbar? Mit einem professionellen Ressourcenmanagement können Sie die aktuelle Auslastung einsehen und den künftigen Bedarf kalkulieren – und so vorausschauend für ausreichend Manpower sorgen.

 

Interne und externe Ressourcen optimal nutzen

Ein Auftrag kommt selten allein. Was den Finanzbuchhalter freut, stellt den Ressourcenmanager jedoch vor große Herausforderungen. Denn eines steht fest: Einen Auftrag wegen mangelnder Ressourcen ablehnen, kommt nicht in Frage. Daher gilt es zunächst, die internen Kapazitäten optimal zu verteilen. Zudem müssen externe Auftragnehmer und Berater gesichtet und entsprechend ihren Qualifikationen und ihrer Verfügbarkeit eingebunden werden. Diese sollten durch eine entsprechende IT-Infrastruktur die Möglichkeit haben, ihre Verfügbarkeitszeiten direkt zu kommunizieren. So kann insbesondere bei Engpässen schnell reagiert werden.

 

Kapazitäten punktgenau einsetzen

Abhilfe schafft die Möglichkeit, in einem ERP-System jegliche Ressourcen zu hinterlegen und ihnen jeweils ihre spezifischen Skills zuzuordnen. So lässt sich auf Basis der hinterlegten Qualifikationen matchen, wer sich für welche Aufgabe am besten eignet. Auf diese Weise kommen interne und externe Mitarbeiter genau dort zum Einsatz, wo sie ihre Stärken optimal ausspielen können. Das steigert nicht nur die Motivation der Projektmitglieder, sondern fördert zudem die Performance und damit die erfolgreiche Auftragsabwicklung.

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Identifikation von Bereichs- und Projektauslastung

Nicht jeder Geschäftsbereich ist immer gleichermaßen gefordert. Und auch nicht jeder Mitarbeiter ist stets zu einhundert Prozent ausgelastet. Wichtig ist, dass sich das Arbeitspensum über das Jahr verteilt ausgleicht. Daher gilt es, für jeden Bereich und jedes Projekt die jeweilige Auslastung zu identifizieren, um langfristig effizient planen und organisieren sowie wirtschaftlich arbeiten zu können.

Ist ein Bereich nämlich permanent nicht ausgelastet, wirkt sich das negativ auf den Cashflow aus. Und besteht in einem anderen Team eine anhaltende Kapazitätsknappheit, droht eine Überlastung der Mitarbeiter. Im Gesamtunternehmen fällt ein solches Ungleichgewicht häufig gar nicht auf, da sich beide Bereiche unter dem Strich wieder ausgleichen. Mitunter bedarf es erst valider Indikatoren, wie hoher Ausfallquoten, um die Ursachen erkennen und entsprechend gegensteuern zu können, zum Beispiel durch eine Umverteilung der Ressourcen.

 

Für Auftragsspitzen bestens gerüstet

Diese Schritte helfen dabei, solche Zusammenhänge nahezu in Echtzeit zu identifizieren. Durch den Einblick in die aktuelle und künftige Ressourcenauslastung wird es Ihnen möglich, die vorhandenen Kapazitäten gleichmäßig zu verteilen. So tragen Sie nachhaltig zur Performancesteigerung bei und sind auch für Auftragsspitzen bestens gerüstet.

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