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Lukrative Projekte erkennen: von Kennzahlen und Best Practices

Unternehmen aller Größen kann viel Umsatz entgehen, wenn sie den Erfolg und Misserfolg von Projekten nicht zeitnah im Blick behalten. Projektleiter müssen die Projekte im Budgetrahmen, pünktlich und mit der anvisierten Qualität abliefern. Aber wie kann man ein Projekt gut überwachen? Man braucht eine Software, die alle Zahlen bereitstellt – von Ressourcen bis zu den Finanzen.

Sie kennen Ihre Projekte und wissen, mit welchen Methoden und Indikatoren Sie Erfolge messen. Als Methoden für die Erfolgsmessung können beispielsweise ein Ampelmanagement, eine Meilenstein-Trendanalyse, Balanced Scorecards und weitere eingesetzt werden. Viele Unternehmen verwenden folgende Schlüsselkennzahlen:

• Einhaltung vorgegebener Budgets
• Soll- und Ist-Kosten-Vergleich
• Kundenzufriedenheitsindex
• Cashflow
• Marktanteil
• Produktivität
• Rentabilität
• Erreichung der Unternehmensziele
• Wirtschaftlichkeit
• Erfolgsquote
• Produktqualität

Dabei können die Zahlen hinter den KPIs absolut sein: Der Deckungsbeitrag pro Stück soll mindestens 100 Euro betragen. Oder Sie können Relationen messen: Der Marktanteil in China soll 2018 um 2,5 Prozent steigen. Wichtig ist dabei, einen Maßstab für die KPIs zu haben: Sie vergleichen zeitliche Perioden, messen die Zielerreichung oder haben Benchmarks aus der Branche. Ohne die Vergleiche ließe sich schnell vermuten, die Zahlen stünden im luftleeren Raum und hätten kein Fundament. Vor allem erkennen Sie so nicht, ob Sie wirklich Wettbewerbsvorteile errungen haben.

 

Die richtige Software liefert passgenaue Unterstützung

Je nach Komplexität des Projekts bedeutet es einen enorm großen zeitlichen Aufwand, die wichtigen Zahlen aktuell griffbereit zu haben. Sollten Sie eine Software für die Projektsteuerung suchen, achten Sie darauf, dass unbedingt eine Anbindung an das Finanzsystem besteht. Sonst müssen Sie mühevoll Daten übertragen und haben keine 360-Grad-Sicht auf Ihre Projekte. Die Software sollte den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abbilden können: Neukunden gewinnen, Auftrag schreiben, Projekt durchführen und fakturieren sowie schließlich den Zahlungseingang verbuchen. Für Ihre Planung und das Controlling sollte Ihnen die Software über den gesamten Prozess hinweg Berichte zur Verfügung stellen. Das geht nur, wenn das Projektmanagement in das Rechnungswesen, den Einkauf/die Beschaffung, den Vertrieb und die Personalverwaltung voll integriert ist.

Dashboards der Software – Übersichten in unterschiedlicher Detailtiefe – dienen dazu, Projekte zu steuern: Sie sehen beispielsweise über Verfügbarkeits- und Eignungsprofile, wie Sie ein Projekt personell besetzen können, oder passen den Projektplan im laufenden Betrieb an, wobei Sie auch die Zahlen im Blick behalten. Dashboards lassen sich individuell nach den Ansprüchen des Unternehmens zusammenstellen.

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Von Erfolgen lernen: Best Practices

Mit den Dashboards lassen sich nicht nur das Unternehmen und Projekte zeitnah und konkret steuern. Über Analysefunktionen finden die Anwender heraus, was ein Projekt erfolgreich gemacht hat: Prozesse, Preisgestaltung, Mitarbeiter etc. Moderne ERP-Systeme eröffnen dabei den Blick über den Tellerrand: Haben Ereignisse auf dem Markt, das Wetter oder politische Wendungen den Erfolg beeinflusst? Mit den Analysen lassen sich Best Practices entwickeln, die den Erfolg zukünftiger Projekte beflügeln.

Die Analysen und Best Practices sind im ERP-System dokumentiert und stehen allen berechtigten Personen zur Verfügung. Sie lassen sich auch gezielt einem definierten Kreis an Mitarbeitern zuspielen, sodass jeder von den Erkenntnissen profitiert, sie kommentieren kann und so zu ständig optimierten Projekten beiträgt.

Sie sehen: Mit der richtigen Software planen Projektmanager Kosten akkurat und treffen klare Aussagen über die Rentabilität, weisen Ressourcen optimal zu und bieten den Beteiligten eine einfache Zeiterfassung. Darüber hinaus überwachen sie den Projektverlauf mit Echtzeitdaten, mit denen die Projektziele im Blick bleiben.

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