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Employee Self-Services

Employee Self-Services – Digitaler HR-Support durch Ihre Mitarbeiter

Kleine, aber auch schnell wachsende mittelständische Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter im Zuge der digitalen Transformation immer effizienter verwalten – und dies bei möglichst großer Kostentransparenz und Flexibilität. Weitere Wachstumsschübe erreichen sie aber nur, wenn sie ihre komplexen Prozesse digitalisieren und automatisieren. Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung und Stammdatenverwaltung nehmen oft noch zu viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. So bleiben wichtige Aufgaben wie Mitarbeiterbindung, Employer Branding und Talentmanagement schnell auf der Strecke; zudem haben Mitarbeiter kaum Einblick in ihre eigenen Daten und warten tagelang auf eine Genehmigung. Doch wie wäre es, wenn sich Ihre Mitarbeiter ab sofort selbst verwalten könnten?

 

Ihre HR findet keine Zeit, auf aktuelle Marktveränderungen zu reagieren

Ihre HR steht im Schatten der derzeitigen Herausforderungen auf dem Personalmarkt: Fachkräfte werden zu einer aussterbenden Spezies unter den potenziellen Bewerbern, und Mitarbeiter von heute stellen immer höhere Ansprüche an eine optimale Work-Life-Balance. Zugleich stehen Personalentscheider in der Verantwortung, die häufig bürokratischen Prozesse mit einem Minimum an personellen Ressourcen zu bewältigen. Sie verbringen jedoch mehr als ein Drittel ihrer Arbeitszeit damit, Prozesse zu verwalten. Dadurch verlieren sie wertvolle Zeit, die sie viel sinnvoller in strategische Aufgaben investieren könnten, um ihrem Unternehmen den nächsten Wachstumsschub zu verleihen und professioneller gegenüber dem Wettbewerb aufzutreten: Sie könnten sich z. B. aktiv um eine verbesserte Führungskultur kümmern, sich mit dem Thema Rechtssicherheit befassen oder professionelles Recruiting betreiben und die Attraktivität Ihrer Arbeitgebermarke steigern.

 

Selbstverwaltung in der HR – Prozesse mit Employee Self-Services (ESS) dezentralisieren

Ihre Rettung lautet Selbstverwaltung: Denn Ihre Mitarbeiter können neben der HR mithilfe von Employee Self-Service-Portalen auf Informationen wie Stammdaten und bestimmte Funktionen zugreifen, ihre personenbezogenen Daten selbst anlegen, diese verändern und Genehmigungen einfordern. Das erspart Ihnen und Ihrer HR eine Menge Arbeit und bezieht Mitarbeiter in die Personalprozesse mit ein. Ihr Personal muss Änderungen und Anträge so oder so kommunizieren und genehmigen lassen. Die Arbeit wird dadurch aber dezentralisiert und verteilt, und sie liegt nicht mehr allein auf den Schultern der Personalverwaltung. Stattdessen können die Mitarbeiter ihre Änderungen mobil und direkt selbst vornehmen. Wirtschaftlich starke Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand, die auch international wachsen wollen, profitieren besonders von einer flexibleren cloudbasierten Plattform mit verschiedenen Länderversionen. Die Cloud-Lösung fungiert dabei als Datendrehscheibe im gesamten Unternehmen und beschleunigt darüber hinaus den Umsatz in weiteren Geschäftsbereichen.

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Ihre HR-Prozesse laufen im Hintergrund – in Echtzeit

ESS-Portale lassen sich für alle wichtigen Prozesse der Personalverwaltung einsetzen: Sie automatisieren die bislang umfangreiche Reisekostenabrechnung, den Workflow für die Urlaubsplanung und entlasten das Bestellwesen. Denn jeder Mitarbeiter kann mit der entsprechenden Berechtigung selbst die Vorgänge anstoßen und durchführen. Bei einer cloudbasierten ESS-Lösung laufen alle Prozesse in Echtzeit ab. Die Anwendungen können mobil genutzt werden, sobald Aufwände oder Anfragen entstehen. Alle aktuellen gesetzlichen Vorgaben, Pauschalen und Buchungsvorgänge sind bereits im System angelegt, was die Abwicklung wesentlich einfacher macht. Ihre HR verringert dadurch manuelle Prozesse und reduziert die verzögerte und fehleranfälligere Nacherfassung.

 

Mehr Zeit für neue Geschäftschancen – Die Vorteile einer digitalen Lösung

Wenn Sie ein cloudbasiertes ESS-Portal nutzen wollen oder in eine bestehende Software integrieren möchten, wird Ihnen die digitale Lösung viele Vorteile verschaffen – nicht nur für Ihre HR:

Für Ihre Mitarbeiter wird die Personalverwaltung transparenter und Genehmigungswege verkürzen sich. Ihr Personal erhält dadurch mehr Selbstverantwortung, wird in Ihre Prozesse eingebunden und kann eigenständiger handeln.

  1. Durch die digitale Lösung verschlanken Sie Ihre Verwaltungsprozesse. Die Arbeit von Führungskräften und Personalverantwortlichen wird seltener unterbrochen und Ihr Unternehmen gewinnt mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit.
  2. Die IT-gestützte Personalverwaltung sorgt durch Backups dafür, dass keine Informationen verloren gehen.
  3. Wenn Sie eine skalierbare Lösung suchen und Ihre Kosten jederzeit überblicken wollen, können Sie ESS auch im SaaS-Modell nutzen. Sie gewinnen mehr Ressourceneffizienz, wenn Sie Ihre IT einem professionellen Partner überlassen.

Besonders für kleine und schnell wachsende mittelständische Unternehmen, beziehungsweise Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand ist es wichtig, Zeit für strategische Aufgaben freizumachen und dadurch Chancen für größere Geschäfte zu erkennen. Doch welche Voraussetzungen müssen Sie erfüllen, wenn Sie mit einer ESS-Lösung arbeiten wollen? Und wie können Sie ESS konkret in Ihrem Unternehmen einsetzen? Unser E-Book verrät Ihnen, wie Sie mit einer cloudbasierten ESS-Lösung bis zu einem Drittel Ihrer Ressourcen allein in der HR zurückgewinnen.

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