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Digitalisierung von HR-Prozessen – Nachholbedarf in deutschen Personalabteilungen

Mit der zunehmenden Erkenntnis, dass Mitarbeiter und ihr Wissen die wichtigste Ressource eines Unternehmens darstellen, wächst auch der Anspruch an die effiziente und strategische Gestaltung der HR-Abläufe. Die „digitale Revolution“ birgt dabei ein enormes Potenzial, das mit einem Wandel der Instrumente und auch der Aufgabenfelder einhergeht.

Digitalisierung wurde schon von mehr als der Hälfte der deutschen Unternehmen in ihrer Unternehmensstrategie sowie ihrer HR-Strategie verankert. Ebenso wurden bereits konkrete Initiativen zur Umsetzung in die Wege geleitet. Motor der Digitalisierung ist aber nach wie vor die IT-Abteilung (82%), gefolgt von der Geschäftsleitung (72%) und erst dann folgt die HR-Abteilung mit 52%.

Digitale Prozesse? Leider oft Fehlanzeige

Die Mehrzahl der HR-Bereiche sehen die vorhandenen Kosten- und Qualitätspotenziale bei der Sachbearbeitung nicht – oder wollen sie nicht sehen? Nehmen wir das Beispiel der digitalen Personalakte. Nahezu drei Viertel der befragten HR-Leiter arbeiten immer noch vorrangig mit der klassischen Personalakte in Papierform und beabsichtigen auch nicht die Einführung einer digitalen Version. Nur 12 Prozent nutzen bereits eine digitale Version.

Auch beim Recruiting sieht nicht viel besser aus. Zwei Drittel setzen weder für das Bewerbermanagement (60 Prozent), noch für die Stellenplanung eine IT-Lösung ein und planen auch in Zukunft keine Implementierung. Anders beim Reisekostenmanagement und dem Outsourcing der Gehaltsabrechnung. Dort nutzt bereits knapp die Hälfte der HR-Bereiche Softwarelösungen zur Unterstützung bzw. hat den Prozess ausgelagert. Bei der Zeitwirtschaft sind es sogar 78 Prozent.

Die Digitalisierung als emotionales „Problem“?

Doch wie sieht es mit der Zufriedenheit der aktuellen Anwender aus? Die Mehrheit zufrieden mit der digitalen HR-Lösung, wobei die Größe Unzufriedenheit beim Reisekostenmanagement festgestellt werden konnte. Nur etwa 6 Prozent der Befragten äußerten Unzufriedenheit.

Woher kommt das? Meist wurde eine emotionale Begründung angegeben: für die Mitarbeiter sei die Umstellung auf eine digitale Anwendung „unzumutbar“. Selbst in Unternehmen, deren Geschäft von der Informationstechnik abhängig ist, wird die papierbezogene Sachbearbeitung bevorzugt.

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Die Digitalisierung ist verbunden mit einer ergebnisorientierten (Neu-)Organisation der HR-Prozesse. Eine Standardisierung und Automatisierung von administrativen Routinetätigkeiten und repetitiven Abläufen ist nun möglich und ermöglichen eine Freisetzung von bisher genutzten Ressourcen für andere, neue Arbeitsfelder im HR-Bereich. Ein weiterer Vorteil ist zunehmende Transparenz durch die Vernetzung der HR-Instrumente. Auch das Controlling wird erleichtert, weil die Verknüpfung von Daten und deren strategische Analyse auf Fakten und Zahlen aus dem HR zurückgreifen kann. HR kann also zu dem so oft geforderten strategischen Partner der Geschäftsleitung werden.

Und dennoch: Ohne Motivation und Innovationskraft aus den eigenen Reihen und einen erfahrenen Partner bei der software-seitigen Umsetzung wird die Ausschöpfung der oben beschriebenen Potenziale der Digitalisierung im Bereich HR weiterhin nur mit ungenügend bewertet werden können. Das Gleiche gilt für die Auseinandersetzung mit den sich daraus ergebenden Möglichkeiten.

Handlungsfelder für eine erfolgreiche Zukunft

Die Human Digitalisation, also der Ausbau der digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter, das Führen virtueller Teams, sowie neue Formen der Arbeitsorganisation oder auch den Einsatz agiler Arbeitsmethoden, wird das wichtigste Handlungsfeld für HR in den kommenden Jahren sein. Um als Treiber der Digitalisierung ernst genommen zu werden, sollte n die Personalabteilungen die Digitalisierung des eigenen Bereichs aber mit mindestens der gleichen Gewichtung in Angriff nehmen.

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