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Automatisierung von HR-Prozessen – Ein Blick in die Praxis

Digitalisierung und demografischer Wandel stellen die HR-Abteilung vor neue Aufgaben. Aber sie bieten ihnen auch die große Chance, sich selbst neu zu erfinden.

Gerade administrative und damit oft repetitive Tätigkeiten können heute standardisiert und automatisiert werden. Die IT-seitige Vernetzung der einzelnen HR-Instrumente bietet zudem die Möglichkeit einer nie dagewesenen Transparenz an Informationen. Diese können smart verknüpft, strategisch analysiert und sogleich in Geschäftsentscheidungen einbezogen werden. Die HR-Abteilung kann also zum strategischen Partner der Geschäftsleitung werden.

Wie sieht das nun in der Praxis aus?

Kennen Sie das? Einfachste Prozesse verursachen oft komplizierte und aufwändige Bearbeitungswege. Doch eine Lösung, also eine Vereinfachung der Prozesse, ist nicht immer einfach. Denn nur ein definierter Prozess kann abgebildet und damit automatisiert bzw. digitalisiert werden. Ohne die Implementierung von eindeutigen Prozesse im Unternehmen gibt es keine Sicherstellung von reibungslosen Abläufen, einer gesicherten Qualität des Outputs und einer Kosten- und Wertschöpfungseffizienz.

Nehmen wir zunächst das Recruiting. Der Button zur sogenannten Online-Bewerbung ist nahezu auf jeder Firmenwebseite zu finden. So spart sich der Bewerber nicht nur das Ausdrucken und Versenden der Unterlagen, sondern auch das ausschreibende Unternehmen bzw. die dortigen Personalsachbearbeiter sparen sich einen großen administrativen Aufwand. Statt Bewerberdaten manuell einzugeben, werden die Bewerberinformationen einfach automatisiert übernommen und jeder Beteiligte kann jederzeit den aktuellen Status seiner Bewerber einsehen. Doch nicht nur das. Die Kommunikation zwischen HR und den Fachabteilungen beim Sichten, Bewerten und Einstellen von Bewerbern kann nahezu in Echtzeit erfolgen. Das bedeutet: zügige Auswahlentscheidungen und effektivere Stellenbesetzung.

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Ähnlich gestaltet sich das bei den Zielvereinbarungen. Durch den verminderten administrativen Aufwand entlasten Sie die Personalabteilung von aufwendiger Pflege und Auswertung der Zielvereinbarungen. Der gesamte Feedback-Prozess wird vereinfacht, Vergütung und Bewertung werden transparenter, übersichtlicher und dank unternehmensweiter Reports untereinander vergleichbar für alle Beteiligten bei der Auswertung der Zielvereinbarungen. Am Ende steht eine nachhaltige Win-Win-Situation: Sie bringen Ihr Unternehmen voran und motivieren zugleich ihre Mitarbeiter.

Als letztes Beispiel für die oben genannte Prozessoptimierung sollen hier die Freigabe und Genehmigung von Urlaub und Fehlzeiten genannt werden. Dieser vermeintlich einfache, aber am Ende doch arbeitsaufwendige Prozess ist meist schon definiert, ebenso die Berechtigungs- und Abstimmungswege. Eine Automatisierung wäre somit möglich. Dennoch erfolgt dieser Prozess in nur 20% aller Unternehmen und Institutionen bereits digital. Dabei ist die Lösung recht einfach. Moderne Personalwirtschaftssysteme bilden Prozesse wie den Genehmigungs- und Freigabeprozess das Urlaubs- und Fehlzeitenwesens automatisiert ab. So können Anträge schnell, einfach und schlüssig durch alle Stufen bearbeitet werden. Idealerweise wird die Bearbeitung ohne Medienbruch im Web ermöglicht, so können alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Berechtigungsstufen Anträge und Genehmigungen erledigen.

Fazit

Mit der Integration von Automatisierungsinstrumenten werden Arbeitsabläufe in operationell-technischer Hinsicht unterstützt und optimiert. Vor allem standardisierte Routineprozesse, die häufig durchgeführt werden, sind gut geeignet. Dazu zählen z.B. Zielvereinbarungen, Urlaub und Fehlzeiten sowie das Bewerbermanagement.

Prozesse werden vereinfacht. Die Bearbeitungsqualität kann entscheidend erhöht werden. Manueller Erfassungsaufwand sinkt und damit auch die Fehlerquote. Administrative Prozesse können somit effizienter erfolgen und Kapazitäten für strategische HR-Themen freisetzen.

Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten werden kürzer. Feste Rollen und Aufgaben sowie technische Plausibilitätsprüfungen können Mehrfacharbeiten stark eindämmen. Daten sind transparent und sofort verfügbar und durch die automatische Auftragserteilung werden anstehenden Aufgaben klar kommuniziert.

Die enormen Möglichkeiten und Chancen der fortschreitenden Digitalisierung werden aktuell nur unzureichend wahrgenommen und genutzt, obwohl der Anspruch an eine effiziente und strategische Gestaltung der HR-Prozesse stetig zunimmt.
Mit den kommenden Veränderungen in der Technik werden auch Veränderungen in den personalwirtschaftlichen Funktionen erwartet, insbesondere für das Personalcontrolling, den Personaleinsatz und die Personalentwicklung.

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